Webinar – Sådan foregår det bag kulissen

Webinar – behind the scenes

Der er så mange steps fra den første ide til et webinar, til det er helt færdigt, og udsendt som replay til deltagerne. Faktisk var det lidt sjovt at skrive ned, for jeg tænker slet ikke over det, men gør det bare igen og igen. Her er hvad der sker i kulissen, hvilket kan overraske, hvis man blot deltager i et webinar der måske varer 1½ time.

Emne. Hvad skal vi lave?

Allerførst handler det om, hvilken blomst vi skal lave? – og hvilken metode?

Blomsten skal udvikles til den bedst mulige version, som samtidig er så enkel som muligt at lave.Når metoden er på plads, laver jeg flere blomster, så der kan blive taget gode billeder. Blomsten skal ALTID være en jeg selv har udviklet.

Heldigvis er det også denne proces jeg elsker allermest.

Jeg prøver at finde blomster som folk gerne vil lave, men i høj grad også hvad jeg selv har lyst til. Hvis det er en blomst jeg ikke selv føler for, kan jeg lige så godt lade være, for det bliver ikke godt.

Så skal webinaret planlægges.

Når jeg har taget billeder af blomsten, laver jeg en komplet materialeliste, fastsætter en dato, og opretter webinaret i Zoom.

Så gælder det teksterne. Jeg beskriver webinarets indhold i forskellige versioner: Til salgssiden, til sociale medier, Til infotekst efter køb. Jeg skriver en erindringsmail til en uge, en dag og to timer før afviklingen. Og så skal der være tekst til kalender og ordreside.

Masser af tekster, i forskellige udgaver, med informationer der passer præcis til det sted.

Opsætning

Når alle tekster, dato, materialelister, rabatkode og  billeder er parat, sætter jeg det ind i systemet på kroyerskvarter.dk og på kroyerKREAkademiet, som ligger på en simpleroplatform.

Det tager et par timer at få alle systemer udfyldt og op at køre.

Reklame for webinaret

Når webinaret er klart i systemerne, skal der gøres opmærksom på det. Jeg lægger billeder og tekster op på sociale medier, skriver omtale i Det Kreative Nyhedsbrev, i facebookgruppen crepepapirblomster/kroyerskvarter.dk. Og bliver ved med at gøre opmærksom på det, med nye og flere videoer, i tiden op til webinaret.

Skabeloner

Skabeloner til blomsten gøres klar. Jeg har foræret mig selv den gave at de ikke skal være klar før en uge før webinaret, så kan jeg nemlig gå og nusse med dem, i stedet for at de skal være klar sammen med alt det andet. For så får jeg aldrig sat et webinar op i ordentlig tid.

Jeg finpudser skabelonerne ved mit arbejdsbord, og tegner dem op i Adobe illustrator. Sætter dem op sammen med materialelisten, og laver en klippevejledning. Og så, når dokumentet er helt klart, lægges det ind i systemet, så de er klar til udsendelse med erindringsmailen en uge før.

Dagen før webinaret.

Der kan være gået noget tid fra jeg udviklede blomsten, så jeg skal lige have helt styr på metode og rækkefølge igen. Jeg laver derfor altid mindst en blomst dagen inden, så jeg er helt opdateret. Jeg laver undervejs en liste over den mest hensigtsmæssige rækkefølge, for der kan være nogle ting der har brug for tørretid, så dem skal vi have lavet først.

Jeg laver også research på den blomst vi skal lave. Hvad er historien? Hvad er rart at vide? – Og jeg planlægger i det hele taget små hyggelige indslag til undervejs, hvor folk skal have tid til at arbejde.

Jeg tjekker også alle mine elektroniske ting igennem. Virker systemet? Er der noget der har brug for en opdatering? Kameraer? Hjælpeprogrammer? Zoom? Andet? – og får også Michael til at køre et dobbelttjek på opdateringer, så intet er overset.

På selve dagen

Jeg prøver altid at have en næsten tom kalender på dagen for et webinar. Jeg har nemlig altid sommerfugle i maven. Men det tror jeg også er vigtigt at have, for at kunne præstere. Så jeg skal helst ikke have for meget andet der fylder. Så bliver jeg klar til at underholde alene i mit studie, i 1-2 timer om aftenen.

Jeg bruger stille og roligt tid på at indrette mit lille webinarstudie. Sørger for at hylderne bagved er med crepepapirblomster der er relevante for dagens webinar. Det kan være at der er nogle af dem der skal snakkes om undervejs.

Jeg finder alle materialer frem, så jeg ikke skal til at hente undervejs. Jeg sørger for frisk underlag på bordet, og alt værktøj lige omkring mig. Jeg justerer kameraer og lamper og hvor de peger hen, så der ikke er noget der står forkert.

Lige inden webinaret:

Der er næsten altid nogen deltagere der ringer eller skriver inden et webinar. Der kan være ting de er i tvivl om, eller måske er de usikre på hvordan man kommer på Zoom. Jeg svarer altid så godt jeg kan, men ca. 45 minutter før, stiller jeg min telefon på flytilstand, og lukker ned for alt. Jeg lader op og koncentrerer mig, og svarer ikke på mere.  

Jeg sætter håret (det er jeg jo den eneste der behøver at tænke på), henter et glas vand. Tager en lille bid mad, så maven ikke er tung og fyldt.

Tjekker lige igen at alle kameraer kører og systemerne virker. Tjekker at min seddel med rækkefølge ligger klar til højre for mig, og at jeg har researchen med om blomsten.

Tre minutter før klokken 19 lukker jeg op for webinaret, med introbillede, indtil jeg går på præcis kl. 19:00.

Til selve webinaret:

Når webinaret kører har jeg det så sjovt. Jeg elsker at folk skriver ind undervejs, og jeg elsker at fortælle om blomsterfremstillingen. (Jeg var en af dem der syntes at det var en fed udfordring under corona at undervise online, og jeg var mildt skuffet da verden lukkede op igen. Det var skønt at den lukkede op. Men jeg var ikke færdig med online undervisning.)

Tiden flyver afsted for mig. Jeg har et ur på væggen til højre som jeg har blik for, for vi skal jo helst nå det hele. Og jeg vil også gerne nå det hele inden for det anslåede tidsrum.

Jeg sidder alene i webinarerne, mens jeg kører afsted, laver blomst, fortæller og svarer på spørgsmål i chatten.

Hvorfor har du ikke nogen med? Er der folk der spørger mig om. Hmm. Jeg har det faktisk allerbedst med selv at klare det. Michael kan altid tilkaldes, hvis der er noget teknisk der driller, men det har kun været nødvendigt en enkelt gang. Men han er i nærheden. Bare ikke lige i samme rum.

Lige efter webinaret

– Er jeg helt smadret.

Har brugt alt hvad der er i mig, og jeg tillader mig at kravle ind i stuen til Michael, der som regel har sørget for at der er noget aftensmad til mig, foran flimmeren. Det er bare hyggeligt. Jeg har bare brug for at koble helt og aldeles af, uden at skulle være særlig selskabelig.

Samtidig tager jeg telefonen af flytilstanden, og lukker evt. nye medlemmer ind i facebookgruppen. Og jeg NYDER at se de billeder der kommer op, hjemme fra deltagerne. Adrenalinet falder til ro. Det kan jeg mærke ved at jeg som regel begynder at fryse ca. tre kvarter efter at webinaret er afsluttet. Hele kroppen har arbejdet på højtryk, selvom jeg har siddet helt stille foran kameraerne, og kun arbejdet med mine hænder.

Dagen efter webinaret

Degn efter webinaret efterbearbejder jeg webinaroptagelsen, og gør den klar til udsendelse til alle deltagerne.

Det tager temmelig lang tid at få uploaded videoen til min platform kroyerKREAkademiet, hvor deltagerne senere vil have adgang til deres helt eget kursusområde.

Derfor er replayet ikke klar lige med det samme. Jeg siger altid at der kan gå op til 48 timer, før man har adgang til replay. Det skyldes at der er så meget efterbearbejdning. Og nogle gange har jeg andre engagementer dagen efter, så der kan gå tid før jeg har tid til opsætningen. (Det er vilkårene i en lille enkeltmandsvirksomhed.) Så regn aldrig med at kunne se replay allerede næste formiddag.

Til sidst skal jeg have deltagerne hæftet på kurset/replayet. De får en mail med link og en med kode, og så kan de ellers gå i gang.

– Og jeg kan læne mig lidt tilbage, indtil næste webinar kører afsted.